یکی از مهم ترین اصول برنامه ریزی و تکنیک های اصلی برای رسیدن به موفقیت در هر فعالیتی از جمله کنکور سراسری، مدیریت زمان است. آگاهی از ارزش زمان و تاثیر آن در رسیدن به موفقیت در کنکور، دلیل اصلی برای به‌کارگیری تکنیک های مدیریت زمان در برنامه ریزی های درسی و آموزشی است.
در فرآیند مشاوره و برنامه ریزی تحصیلی برای داوطلبان کنکور، مدیریت زمان باید در 2 بخش رعایت شود:
- بخش اول: در برنامه ریزی مطالعاتی و مهارت تقسیم بندی اصولی زمان برای مطالعه کامل مباحث تعیین شده.
- بخش دوم: مدیریت زمان در جلسه آزمون سراسری
در ادامه این نوشته به تشریح هر یک از این دو بخش مهم در مدیریت زمان برای دانش آموزان و داوطلبان کنکوری می پردازیم.
مدیریت زمان چست؟
مدیریت زمان در یک تعریف کلی یعنی بیاموزیم و بدانیم که زمان خود را چگونه بین کارها تقسیم کنیم تا بیشترین بازدهی را داشته باشیم. انجام این‌کار نیازمند شناخت کامل از توانایی ها و دانش خود، شرایط فردی و شغلی و امکانات موجود دارد. با آگاهی از این موارد و کمی تمرکز می توان به راحتی زمان را به بهترین شکل ممکن مدیریت کرد.
اما چرا مدیریت زمان مهم است؟ زمان محدود و غیرقابل بازگشت است. از سوی دیگر، نداشتن یک زمان بندی مناسب و اصولی برای انجام هر کاری می تواند منجر به آشفتگی، بی نظمی، پراکندگی ذهنی و در نهایت استرس شود. بنابراین یافتن راهی برای مدیریت و برنامه ریزی مطابق فرصت های زمانی موجود به بهترین شکل ضروری است.
افرادی که برای رسیدن به اهداف خود برنامه ریزی می کنند و به صورت مستمر به تلاش برای کسب نتیجه دلخواه تلاش می کنند، باید پیش از هر چیزی ارزش زمان و فرصتی که در اختیار دارند را بدانند. این آگاهی اگر به طور صحیح صورت گیرد، قطعا منجر به پیگیری فرد برای مدیریت زمان خواهد شد. این افراد در نهایت به خوبی دریافته اند که از لحظه لحظه زمانشان باید به بهترین شکل استفاده کنند تا در یک فرآیند رقابتی همچون کنکور، در مقایسه با سایر افراد مسیر درست تری را در پیش گرفته اند.
در یک جمله می توان گفت موفقیت ما در گرو میزان مهارت ما در مدیریت زمان است.
تکنیک های مدیریت زمان
- تکنیک شماره 1: Getting Thing Done (GTD)
این تکنیک در کتابی به همین نام توضیح داده شده و معروف ترین و پرکاربردترین تکنیک مدیریت زمان می باشد. این تکنیک می‌گوید که ابتدا باید تمام کارهایی که باید انجام دهید، از بی اهمیت ترین تا مهم ترین آنها را از ذهن خود خارج کرده و در جایی (دفتر برنامه ریزی، planner و …) ثبت کنید تا از استرس فراموشی‌شان، خلاص شوید.
بعد از ثبت تمام کارها باید آنها را دسته بندی کنید. ابتدا کارها و اهداف بزرگ و مهم را مشخص کنید؛ سپس هریک از آنها را به مجموعه‌ای از کارها و اهداف کوچک‌تر تقسیم کنید تا از پراکندگی ذهنی رها شوید و انجام کارها برای‌تان آسان‌تر شود. در این صورت به جای انبوهی از کارهای سخت، زمان‌بر و نامنظم، مجموعه های مشخصی از کارهای آسان‌تر و با قابلیت آنالیز در اختیار دارید که برنامه ریزی برای انجام دقیق و کامل آن ها راحت تر صورت می گیرد.
انجام برنامه ریزی مبتنی ر مدیریت زمان با کمک این این روش به 5 مرحله اصلی تقسیم می‌شود:
- جمع‌آوری اطلاعات
- پردازش اطلاعات
- مرتب کردن اطلاعات
- بررسی اطلاعات
- انجام کارها.
تجربه ثابت کرده است که به کارگیری این تکنیک در مدیریت زمان بهترین روش برای جلوگیری از پراکندگی ذهن و آشفتگی اجرای برنامه های مهم است.
- تکنیک شماره 2 : تکنیک پومودورو
تکنیک پومودورو در مدیریت زمان بر این نکته تاکید دارد که وقتی بازه‌ی زمانی مشخصی برای انجام یک کار مشخص در نظر می‌گیرید، بیشتر از وقتی که به زمان توجه ندارید، تمرکز و توجه‌تان به انجام آن کار است و سریع‌تر آن را انجام می‌دهید.
در این تکنیک زمان به بازه‌های 25 دقیقه‌ای تقسیم می‌شود که به هر یک از این بازه‌ها یک پومودورو (به معنی گوجه فرنگی) گفته می‌شود. باید بین هر 25 دقیقه 2 تا 5 دقیقه استراحت در نظر گرفته شود و پس از گذشت 4 پومودورو به جای 5 دقیقه، 15 دقیقه استراحت لحاظ می شود.
نکته مهم: بهتر است هنگام انجام این روش چیزهایی که حواس‌تان را پرت می‌کند یادداشت کرده و به مرور از میان بردارید.
- تکنیک 3: قانون پارتو یا مدیریت زمان 20/80
این تکنیک می گوید در هرکاری 80 درصد نتیجه هرکاری تنها با صرف 20 درصد از تلاش در انجام آن به دست می آید. یعنی نیازی نیست که همه یک کار را انجام دهید، زیرا تنها با 20 درصد از انجام آن کار می‌توانید شاهد 80 درصد نتیجه آن باشید. به این ترتیب می‌توانید باقیمانده زمان و انرژی خود را صرف انجام کارهای دیگر کنید.
این قانون بر کم کردن هزینه در نتیجه مدیریت زمان تمرکز دارد و برای اجرای آن در انجام کارها باید قید کمال‌گرایی را بزنید و به سراغ کار بعدی بروید!
- تکنیک 4 : سیستم 4D مدیریت زمان
در این تکنیک اصل بر اولویت بندی کارهاست. یک جدول تهیه کنید و کارهایتان را به 4 دسته تقسیم کنید:
- باید همین حالا انجام شود. Do it now
- به تعویق انداخته شود: Defer it
- واگذار شود. Delegate it
- حذف شود. Delete it
- تکنیک 5: لیست کردن (To Do List)
نوشتن لیست کارهای روزانه پرطرفدارترین و قدرتمندترین تکنیک مدیریت زمان است. در این روش شما باید هر روز لیست کارهای روز بعد را بنویسید و وقتی کار مورد نظر به اتمام رسید کنار آن تیک بزنید. نوشتن لیست کارهایی که باید هر روز انجام بدهید در عین حال سادگی، زمان کمی از شما می‌گیرد. امار نشان می دهد، با نوشتن لیست کارها، امکان انجام دادن آنها در زمان مشخص تا 80 درصد افزایش می یابد.
برای مدیریت زمان و افزایش و بهبود این مهارت تکنیک های زیادی وجود دارد. اما این 5 تکنیک پرکاربردترین و کارآمدترین تکنیک های شناخته شده است وشما با استفاده از هریک از این شیوه‌ها و تمرین آن در مدت زمان کوتاهی به مهارت در مدیریت زمان خواهید رسید.
