یکی از مهم ترین اصول برنامه ریزی برای رسیدن به موفقیت، مدیریت زمان است. آگاهی از ارزش زمان و تاثیر آن در رسیدن به موفقیت لزوم آموختن تکنیک های مدیریت زمان را بر ما روشن می کند.
مدیریت زمان چست؟
مدیریت زمان یعنی اطلاع از این که زمان خود را چگونه بین کارها تقسیم کنیم تا بیشترین بازدهی را داشته باشیم. انجام اینکار نیاز به شناخت از خود، شرایط و امکانات دارد. با آگاهی از این موارد و کمی تمرکز می توان به راحتی زمان را به بهترین شکل ممکن مدیریت کرد.
چرا مدیریت زمان مهم است؟
زمان محدود و غیرقابل بازگشت است. بنابراین یافتن راهی برای استفاده به بهترین شکل از آن ضروری است. کسانی که برای موفقیت تلاش می کنند و رسیدن به اهدافشان برایشان مهم است، مطمئنا در صدد این هستند که عمر و وقتشان هدر نرود.
این افراد به خوبی دریافته اند که از لحظه لحظه زمانشان باید به بهترین شکل استفاده کنند. در یک جمله می توان گفت موفقیت ما در گرو میزان مهارت ما در مدیریت زمان است.
تکنیک های مدیریت زمان
تکنیک شماره 1: Getting Thing Done (GTD)
این تکنیک در کتابی به همین نام توضیح داده شده و معروف ترین تکنیک مدیریت زمان می باشد. این تکنیک می‌گوید که ابتدا باید کارها را از ذهن خود خارج کرده و آنها را ثبت کنید تا از استرس و یادآوری مداوم آنها برای عدم فراموشی، خلاص شوید.
در این روش ابتدا همه کارها را گردآوری و ثبت می‌کنید و بعد آنها را دسته بندی می‌کنید. به این صورت که با دسته بندی کارها و اهداف بزرگ و تبدیل آنها به مجموعه‌ای از کارها و اهداف کوچک‌تر از پراکندگی ذهنی نجات پیدا کرده و انجام کارها برایتان آسان‌تر می‌شود؛ همچنین به جای انبوهی از کارهای نا منظم، دسته‌های قابل بررسی و آنالیز در اختیار دارید. این روش به 5 مرحله اصلی تقسیم می‌شود: جمع‌آوری اطلاعات، پردازش اطلاعات، مرتب کردن اطلاعات، بررسی اطلاعات و انجام کارها.
در نهایت این تکنیک مدییریت زمان، بهترین شیوه برای آزاد کردن ذهن از هر موضوع اضافه و سازماندهی کارهاست.
تکنیک شماره 2 : تکنیک پومودورو
در این تکنیک زمان به دسته های 25 دقیقه‌ای تقسیم می‌شود. به هر یک از این تقسیم بندی ها یک پومودورو (به معنی گوجه فرنگی) گفته می‌شود.
بین هر 25 دقیقه 2 تا 5 دقیقه استراحت در نظر گرفته می‌شود و پس از گذشت 4 پومودورو به جای 5 دقیقه، 15 دقیقه استراحت در نظر گرفته می‌شود.
این تکنیک مدیریت زمان در واقع به این امر اشاره دارد که وقتی، بازه‌ی زمانی برای انجام یک کار در نظر می‌گیرید، بیشتر از وقتی که به زمان توجهی ندارید، تمرکز و توجهتان به انجام آن کار است و سریع‌تر آن را انجام می‌دهید.
نکته مهم: بهتر است هنگام انجام این روش چیزهایی که حواستان را پرت می‌کند یادداشت کرده و به مرور از میان بردارید.
تکنیک 3: قانون پارتو یا مدیریت زمان 20/80
این تکنیک می گوید در هرکاری 80 درصد نتیجه تنها از 20 درصد از تلاش در انجام آن به دست می آید. یعنی نیازی نیست که همه یک کار را انجام دهید، زیرا تنها با 20 درصد از انجام آن کار می‌توانید شاهد 80 درصد نتیجه آن باشید. به این ترتیب می‌توانید باقیمانده زمان و انرژیتان را صرف کاری دیگر کنید.
این قانون بر کم کردن هزینه و مدیریت زمان تمرکز دارد و برای اجرایی کردن آن در انجام کارها باید قید کمال‌گرایی خود را بزنید و به سراغ کار بعدی بروید!
تکنیک 4 : سیستم 4D مدیریت زمان
در این تکنیک اصل بر اولویت بندی کارهاست. یک جدول تهیه کنید و کارهایتان را به 4 دسته تقسیم کنید:
- باید همین حالا انجام شود. Do it now
- به تعویق انداخته شود: Defer it
- واگذار شود. Delegate it
- حذف شود. Delete it
تکنیک 5: لیست کردن To Do List
نوشتن لیست کارهای روزانه بهترین و قدرتمندترین تکنیک مدیریت زمان است. در این روش شما باید هر روز لیست کارهای روز بعد را بنویسید و وقتی کار مورد نظر به اتمام رسید کنار آن تیک بزنید. نوشتن لیست کار‌هایی که باید هر روز انجام بدهید در عین حال که ساده بوده و زمان کمی را می‌گیرد، می‌تواند بسیار کارآمد باشد.
برای مدیریت زمان و افزایش و بهبود این مهارت تکنیک های زیادی وجود دارد. اما این 5 تکنیک پرکاربردترین و کارآمود ترین آنها ست. با استفاده از هریک از این شیوه ها و تمرین آن در مدت زمان کوتاهی به مهارت در مدیریت زمان خواهید رسید.
